Manajemen Organisasi

MANAJEMEN ORGANISASI
PENGERTIAN MANAJEMEN
Ada banyak sekali rumusan atau definisi tentang manajemen yang sampai sekarang belum ada kesepakatan antara para ahli. Disini dapat dikemukakan dua rumusan sederhana, yaitu:
1. Marry Barken Follet
Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini ada, di mana dalam kenyataannya bahwa seorang manajer (pemimpin) dalam usaha mencapai tujuannya dengan rangkaian berbagai cara yang kemudian dilaksanakan oleh orang-orang yang berada di bawah bimbingannya.
2. DR. Winardi
Manajemen adalah merupakan suatu proses yang khas yang terdiri dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan sumber daya organisasi (manusia dan alam).

Dari rumusan di atas, maka dapat kita pahami bahwa:
• Manajemen adalah merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan.
• Manajemen adalah merupakan tindakan seni.
• Manajemen mempunyai unsur-unsur yang sering disebut dengan fungsi manajemen, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Menggerakkan, dan Pengawasan (POAC; Planning, Organizing, Actuating, Controlling)
• Diagram yang menunjukkan definisi di atas, adalah:









B. PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi sebenarnya adalah suatu makhluk hidup. Mengapa? Karena organisasi adalah kumpulan manusia, manusia yang bersatu untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu kita tidak bisa memandang organisasi sebagai benda mati yang bisa diperlakukan seenaknya. Diperlukan suatu perawatan khusus agar organisasi tetap hidup dan berkembang. Berangkat dari pemikiran itu, prinsip-prinsip manajemen organisasi sesungguhnya adalah manajemen orang-orang didalamnya.
SDM merupakan factor paling penting dalam keberlangsungan hidup organisasi. Manusia adalah pendiri, perancang, pekerja, pengamat, pengkritik, pemutus suatu organisasi. Tanpa mereka tidak ada organisasi.
C. FUNGSI MANAJEMEN
Pada dasarnya fungsi manajemen ini adalah merupakan satu rangkaian yang tidak dapat dipecah-pecahkan, baik dakam action-nya atau operational-nya maupun dalam cara memahaminya. Namun dalam pembahasan tentang fungsi-fungsi manajemen ini akan dibakukan secara parsial, dengan maksud untuk memberikan intensitas pengertian yang gak mendalam tiap unsurnya.


1) PERENCANAAN (PLANNING)
Perencanaan (Planning) yaitu menentukan terlebih dahulu serangkaian tindakan untuk mencapai tindakan yang diinginkan (Louis A. Allen)
Jadi perencanaan adalah merupakan keputusan yang diambil di muka dengan disertai keputusan mengenai tindakan apa yang akan dilakukan, kapan, bagaimana, dsb. Oleh karena itu menurut BESHLINE, setiap pertanyaann harus memberikan jawaban atas pertanyaan 5W + 1H, yaitu:
 What (apa) : menayngkut tentang tujuan
 Why (mengapa) : menjelaskan mengenai pemilihan tujuan
 When (kapan) : menjelaskan tentang waktu
 Where (di mana) : menjelaskan tentang tempat
 Who (siapa) : menjelaskan pelaksanaannya
 How (bagaimana) : menjelaskan teknis/cara pencapaian tujuan
Unsur-unsur yang harus ada dalam suatu perencanaan:
 Tujuan yang ingin dicapai
Tujuan ini dapat bersifat material seperti memperoleh laba dan dapat pula bersifat moral seperti meningkatkan keahlian/keterampilan.
 Politik atau kebijaksanaan
Yaitu menyangkut tentang kebijaksanaan yang diambil dalam menjalankan rencana, termasuk kebijaksanaan bilamana terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan rencana ketika dioperasionalkan.
 Prosedur
Yaitu langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
 Anggaran/Budget
Yaitu mengenai anggaran atau pendanaan meliputi sumber dana dan penggunaannya.
 Program
Yaitu kumpulan aktivitas yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.
2) PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengorganisasian adalah menentukan dan mengelompokkan berbagai kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan, memberikan tugas, wewenang dan tanggung jawab serta mengatur hubungan koordinasi antara setiap personalia/pelaksana.
Hasil dari pengorganisasian ini adalah organisasi baik dalam arti statis maupun dinamis. Organisasi dalam arti statis adalah lembaga/wadahnya, dan organisasi dalam arti dinamis adalah mekanisme atau tata kerja yang hidup dalam organisasi.
Kegiatan pengorganisasian meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penentuan tujuan dengan jelas
b. Departemenisasi ( pengelompokan pekerjaan)
Yaitu membuat kelompok-kelompok pekerjaan yang sejenis atas alasan tertentu.
c. Pembagian kerja
Yaitu mendistribusikan pekerjaan yang dipecah-pecah menjadi kecil-kecil sehingga mudah dikerjakan oleh setiap orang kepada personalia yang ada.
d. Pelimpahan wewenang
Yaitu mendistribusikan wewenang kepada personalia yang diberikan tugas. Tanpa adanya pelimpahan wewenang ini, maka bawahan/pelaksana akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya dengan baik.
e. Rentangan Kontrol
Yaitu menciptakan hierarki organisasi yang realistis dan efektif sehingga semua aktivitas dapat dipantau oleh atasan dengan baik.
f. Kesatuan Perintah
Yaitu seorang bawahan/pelaksana hanya mempunyai satu alasan darimana ia diperintah dan kepadanya ia memberikan pertanggungjawaban.
g. Koordinasi
Yaitu usaha mengerahkan dan menciptakan keselarasn pada semua aktivitas yang dilaksanakan sehingga dapat menunjang pada pencapaian tujuan.

3) MENGGERAKKAN (ACTUATING)
Adalah usaha menggerakkan anggota organisasi agar mau bertindak dan bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam manajemen unsure/fungsi ini adalah fungsi yang strategis dan kompleks karena fungsi ini adalah merupakan aktivitas yang secara langsung berhubungan dengan orang per orang; yaitu usaha untuk mempengaruhi orang lain agar bersedia untuk suka rela atau terpaksa untuk mencapai tujuan organisasi.
Strategis semua objek dari fungsi ini adalah manusia secara langsung, di mana factor manusia adalah factor yang strategis dan dominan dalam menentukan kehidupan organisasi.
Kompleks manusia merupakan makhluk hidup yang penuh dengan ketakterdugaan, mempunyai perbedaan yang sangat heterogen serta mempunyai motivasi yang sangat beragam.
Seorang manajer/pemimpin agar mampu mempengaruhi dan menggerakkan anggotanya, maka ia harus menciptakan motivasi pada anggotanya. Dan untuk itu maka pemimpin harus mengetahui factor-faktor yang dapat mempengaruhi motivasi anggotanya. Factor-faktor tersebut yang paling mudah adalah mengetahui apa yang dituntut atau yang dibutuhkan oleh anggotanya. Dengan mengetahui ini maka pemimpin dapat memberikan rangsangan sesuai dengan motif anggota yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan organisasi, sehingga anggota tetap mau bekerja dan tujuan organisasi dapat terpenuhi.
4) PENGAWASAN (CONTROLLING)
Adalah serangkaian aktivitas pengawasan guna menjamin tercapainya tujuan sebagaimana yang direncanakan. Jadi maksud adanya pengawasan ini adalah untuk menjamin bahwa kegiatan-kegiatan yang telah dipolakan dalam rencana akan dilaksanakan sebagaimana mestinya sesuai dengan rencana, dan apabila trejadi penyimpangan maka melalui mekanisme pengawsan ini akan dapat dicari jalan keluarnya yang tidak mengakibatkan lepasnya tujuan semula.
Secara geris besarnya, pengawasan ada 2 macam:
• Pengawasan Preventif
Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum terjadinya penyimpangan atau kesalahan.
• Pengawasan Represif
Yaitu pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan. Pengawasan ini kurang efektif dan banyak pemborosan.

Dalam melakukan pengawasan, seorang pemimpin dapat menggunakan cara:
• Pengecekan laporan baik rutin maupun insidentil, lisan maupun tertulis.
• Melakukan observasi lapangan secara rutin maupun dadakan.
 Dengan adanya pengawasan tersebut, maka diharapkan daoat tercipta suatu iklim yang terkendali dalam pelaksanaan pekerjaan dan pencapaian tujuan organisasi.